Guide för uppsättning av patientjournaler för små kliniker

Som enskild behandlare eller ägare av en liten klinik har du förmodligen inte mycket tid att lägga på administrativa uppgifter. Att säkra dina patienters data i en anpassad patientjournal är dock avgörande och kommer att spara dig mycket huvudbry.

När du har valt ett patientjournalsystem som passar din kliniks behov, innebär nästa steg att konfigurera systemet, lägga till befintliga patienter, skapa mallar, ladda upp samtyckesformulär med mera. I den här artikeln ger vi dig en detaljerad guide om hur du kommer igång med patientjournaler för en liten klinik.

1.     Välj rätt patientjournalsystem:

Det första steget är naturligtvis att forska och välja ett patientjournalsystem som överensstämmer med storleken och kraven för din klinik. Här är några riktlinjer, men du kan också kolla in vår kompletta artikel om hur du väljer ett patientjournalsystem.

• Se till att systemet följer relevanta hälsoföreskrifter för att skydda patientinformation
• Välj en app som passar din verksamhets storlek och behov. Att välja stora journalsystem bara för att de är populära inom hälsoindustrin kan leda till höga förvärvs- och underhållskostnader, komplex installations- och inlärningsfas, etc.
• Se till att appen är molnbaserad (åtkomlig från valfri enhet), enkel att installera och använda
• Kontrollera om den erbjuder alla nödvändiga funktioner du behöver (enkel registrering av patienter, mallar för journaler, integrerat system för patientmedgivande, integrerat bokningssystem, etc.)

2.     Användarkonton och åtkomsthantering:

Patientjournalsystem innehåller känslig information, och du är ansvarig för att hålla den säker. Det är viktigt att avgöra vem som kan få åtkomst till och modifiera den när som helst.

• Skapa användarkonton för personal med tillräcklig behörighet
• Tilldela lämpliga åtkomstnivåer för att säkerställa datasäkerhet och integritet

3.     Data Migration och Ny Dataregistrering:

• Identifiera befintliga patientjournaler och migrera dem till det nya systemet. Detta kan innebära manuell dataregistrering eller överföring av data från befintliga databaser. MERIDIQ möjliggör en enkel import av patientdata för att spara tid och få ditt nya patientsystem igång inom några minuter.
• Verifiera noggrant överförda data för att förhindra felaktigheter i patientinformation
• Ett snabbt och säkert sätt att samla in patientinformation är att använda en app som låter patienterna själva ange sina personuppgifter från vilken terminal som helst

4.     Definiera Arbetsflöde och Protokoll:

• Dina patienter bör ha möjlighet att få tillgång till, uppdatera och ta bort sina egna data.
• Skapa tydliga arbetsflöden för att skapa, uppdatera och få tillgång till patientjournaler. Se till exempel till att din process undviker dubbletter.
• Definiera protokoll för hantering av känslig information och se till att personalen är utbildad i säkerhetsåtgärder. Det kan innebära begränsningar för att komma åt databasen från personliga enheter eller att ändra lösenord regelbundet.
• Se till att du har en tydlig procedur för nya medarbetare eller teammedlemmar som lämnar ditt företag, eftersom detta kan utgöra ett säkerhetshot mot dina patienters data.

5.     Skapa Användbara Mallar:

Dags att optimera ditt arbetsflöde och spara tid med lite förberedelsearbete. Som en estetisk klinik eller en tandläkarmottagning kan du till exempel skapa mallar för vanliga procedurer som blir lätta att lägga till i dina patientjournaler och anpassa.

6.     Hantera samtyckesformulär och digitala underskrifter:

Om ditt patientjournalsystem, som till exempel MERIDIQ, hanterar patientens samtycke, kan du ställa in samtyckesformulär och mallar för att använda vid olika typer av behandlingar. Detta för att hantera det digitalt på samma ställe som patientjournalen för extra säkerhet och tidsbesparing. Dina patienter bör ha möjlighet att få tillgång till sådana samtyckesformulär och kontrakt när som helst, vilket också förenklas av en molnbaserad lösning.

7.     Integrera med ekonomi / fakturering:

Vid behov, integrera patientjournalsystemet med ditt system för fakturering för att effektivisera processen. Detta kommer att säkerställa att faktureringen alltid är uppdaterad och gör att det blir lättare för dig att få en kontinuerlig översikt.

8.     Utbilda Personal:

När din process är tydlig och helt strömlinjeformad från patientanskaffning till arkivering kan du hålla utbildningssessioner för personalen kring att använda patientjournalsystemet effektivt. Detta är viktigt att överväga när du väljer en lösning, där anskaffning av ett nytt verktyg kommer alltid med dolda kostnader och tidsinvesteringar. MERIDIQ är utformad för att kräva minimalt med upplärning; du behöver i huvudsak se till att din personal följer din process för patienthantering.

9.     Testa din process:

Genomför grundliga tester för att identifiera och lösa eventuella problem innan fullständig implementering. Du kan testa olika scenarier för att säkerställa att din process fungerar bra under olika förhållanden och möjliggör insamling av all den information du behöver från dina patienter utan att behöva lägga till flera steg med manuell datainmatning som är källa till fel.

Att börja med patientjournaler för en liten klinik kräver noggrann planering, uppmärksamhet på detaljer och rutiner kring datasekretess. Att välja rätt system för din klinik eller praktik kan spara en stor del tid och underlätta införandet av ett nytt verktyg för hantering, förutom det faktum att det är säkrare.

Genom att följa dessa steg kan kliniker säkerställa en smidig övergång till ett nytt patientjournalsystem och skapa en grund för organiserade och effektiva behandlingar.

Regelbundna uppdateringar och överensstämmelser med branschstandarder kommer att bidra till det pågående framgångsrika arbetet med patientjournalsystemet för att förbättra patientvården och klinikens övergripande verksamhet.