Måste hudterapeuter ha journalsystem i Sverige? Inte nödvändigtvis. Men ett välvalt system gör arbetet enklare, tryggare och mer professionellt: du dokumenterar snabbare, följer upp bättre och minskar risken för missförstånd. I den här guiden går vi igenom skillnaden mellan kundjournal och patientjournal, GDPR-grunderna du bör känna till och hur du väljer ett system som faktiskt hjälper i vardagen.
Snabb översikt
- Lagkrav: Hudterapeuter som inte verkar som vårdgivare omfattas inte av patientdatalagen. Du hanterar dock personuppgifter och omfattas därför av GDPR.
- Varför journalsystem? Bättre resultat över tid, lägre risk, proffsigare kundupplevelse och mindre administration.
- Vad ska ingå? Enkelt flöde för anteckningar, foton före/efter, samtycken, sökbar historik, gallring/export, behörigheter och integrationer (bokning, SMS/e‑post).
Obs! Detta är praktisk information, inte juridisk rådgivning. Be din branschorganisation (tex. SHR) eller jurist om tolkning för just din verksamhet.
1. Vad menas med journal i hudvård?
I vården talar man om patientjournal enligt patientdatalagen. Hudterapeuter som inte är vårdgivare arbetar i stället med kundjournal – en professionell behandlingshistorik. Syftet är att dokumentera vad som gjorts, varför och hur kunden reagerat, så att du kan ge säkrare och bättre behandlingar över tid.
En kundjournal kan innehålla:
- Grunddata: namn, kontaktuppgifter, ev. födelseår.
- Hälsorelaterade uppgifter som kunden själv lämnar: allergier, känslighet, mediciner, hudtillstånd (i den mån det behövs för behandlingen).
- Behandlingsdetaljer: metod, produkter, styrkor, tider, reaktioner, eftervård.
- Foton före/efter för att följa resultat och justera planen.
- Samtycken: behandling, bildhantering, och separat samtycke för marknadsföring.
- Uppföljning: rekommendationer, hemvårdsrutiner, datum för återbesök.
Bra dokumentation gör det lätt att se mönster, undvika misstag och förklara varför du rekommenderar en viss plan.
2. Juridiska ramar i korthet (GDPR)
Som salong/klinik är du personuppgiftsansvarig för de uppgifter du samlar in. Det innebär bland annat att du ska kunna motivera varför du samlar in uppgifterna, hur de används och hur länge de sparas.
Centrala GDPR‑principer för hudterapeuter
- Ändamål & dataminimering: Samla bara in uppgifter som behövs för behandlingen och kundrelationen.
- Laglig grund: Ofta berättigat intresse för dokumentation av behandlingar. För vissa uppgifter (t.ex. foton för marknadsföring) krävs uttryckligt samtycke.
- Transparens: Informera kunden om hur ni behandlar uppgifterna (integritetspolicy), inklusive lagringstid och rättigheter.
- Säkerhet: Se till att uppgifterna skyddas – behörigheter, tvåfaktorsinloggning, loggar, säkerhetskopior.
- Rättigheter: Kunden har rätt till registerutdrag, rättelse och i vissa fall radering.
- Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB/DPA): Om du använder ett system/leverantör ska du ha ett avtal som reglerar hanteringen.
- Lagring i EU/EES: Eftersträva lagring inom EU/EES och tydlighet om eventuell överföring utanför EU.
3. Varför journalsystem ändå är smart för hudterapeuter
Även utan lagkrav är ett modernt journalsystem ett starkt stöd i vardagen:
Bättre resultat och kontinuitet
Se historik och foton, följ upp reaktioner och justera behandlingsplaner. Du och kunden ser progressionen – vilket bygger förtroende.
Lägre risk
Tydlig dokumentation av kontraindikationer, samtycken och eftervårdsråd minskar risken för missförstånd. Skulle något hända har du ordning och reda.
Proffsig kundupplevelse
Snabbare återbesök, personliga rekommendationer och påminnelser. Känslan av struktur gör att kunden gärna återkommer – och rekommenderar dig.
Mindre administration
Mallar för återkommande behandlingar, sökbarhet, koppling till bokning och automatiska utskick (SMS/e‑post) gör att du lägger mer tid på kunder och mindre på papper.
4. Excel/dokument vs. journalsystem
Aspekt | Excel/dokument | Modernt journalsystem |
Sökbarhet | Manuell, tidskrävande | Omedelbar, filtrering per kund/behandling |
Säkerhet | Lätt att tappa bort | Behörigheter, 2FA, loggar, backup |
Foton | Svårt att lagra säkert | Direkt i journalen, kopplat till besöket |
Samtycken | Löst i pärmar | Digitala samtycken och tidsstämplar |
Utskick | Manuellt | Automatiska påminnelser och eftervårdsmejl |
Gallring & utdrag | Otydligt | Export, radering och gallringsrutiner |
5. Vad ska jag titta efter när jag väljer journalsystem?
Gör det lätt att göra rätt. Välj ett system som speglar hur du jobbar – inte tvärtom. Checklista:
- Snabb dokumentation
- Mallar för dina vanligaste behandlingar (t.ex. portömning, kemisk peeling, microneedling).
- Förifyllda fält och kortkommandon så att anteckningen tar < 2 minuter.
- Foton före/efter och bilagor
- Säker bildhantering, kopplat till behandlingen, med jämförelsevy.
- Samtycken och policy
- Separata samtycken för behandling/bild/marknadsföring.
- Historik/loggar för när och hur samtycken gavs.
- GDPR‑stöd
- Personuppgiftsbiträdesavtal, lagring i EU/EES, loggar, behörigheter, 2FA.
- Enkelt registerutdrag och radering; stöd för gallringspolicy.
- Integrationer
- Onlinebokning, SMS/e‑post, betalning, kvitto.
- Produktrekommendationer/lager (om du säljer hemvård).
- Roller och team
- Behörigheter per person, signering/attest, översikt över pågående ärenden.
- Support & prisbild
- Svenskt gränssnitt och support. Tydlig prissättning utan dolda avgifter.
MERIDIQ är utvecklat för estetiska verksamheter och hudvård. Om du redan använder MERIDIQ för bokning och kommunikation blir steg två att aktivera journalflöden och mallar – så allt hänger ihop.
6. Praktiska exempel
Exempel A: Dokumentera en kemisk peeling på 2 minuter
- Öppna kundens profil som skapas automatikst vid bokning och välj journalmallen Kemisk peeling.
- Fyll i journalen med all relevant information som produkt/styrka, tid på hud, neutralisering och kundens reaktion.
- Skapa före/efter‑foto (eller ladda upp bilder i biblioteket).
- Markera att eftervårdsråd skickats via e‑post/SMS.
- Spara – och boka in förslag på uppföljning om 2–4 veckor.
Exempel B: Första konsultation (nykund)
- Kort anamnes: hudtyp, känslighet, eventuella läkemedel, tidigare behandlingar.
- Målbild: vad vill kunden uppnå?
- Plan: föreslå 3–6 månader med besök och hemvård.
- Samtycken: behandling + bild (om du behöver foton i journalen).
- Dokumentera rekommenderad hemvårdsrutin så kunden kan följa.
7. Vanliga misstag (och hur du undviker dem)
- Otydliga samtycken: Skilj på behandling, bild i journal och marknadsföring. Använd separata rutor.
- För lång lagringstid: Sätt ett rimligt intervall kopplat till faktisk uppföljning – motivera i policyn.
- Osäker bildlagring: Undvik privata mobiler och lösryckta molnmappar. Använd systemets säkra bilduppladdning.
- Ingen plan för registerutdrag: Testa din exportfunktion innan du behöver den.
- Allt i fritext: Använd mallar (checkboxar/dropdowns) för att spara tid och förbättra kvaliteten.
Vanliga frågor
Inte som lagkrav om du inte är vårdgivare. Journalsystem är ändå starkt rekommenderat för struktur, säkerhet och resultat.
Nej. Patientjournal styrs av patientdatalagen. Kundjournal är professionell dokumentation för din verksamhet och omfattas av GDPR.
Sätt en dokumenterad gallringspolicy kopplad till ändamålet (uppföljning/garanti). Lagra inte längre än nödvändigt och se till att du kan radera.
För foton i journal som behövs för behandlingen kan laglig grund vara berättigat intresse; för marknadsföring krävs alltid uttryckligt samtycke. Var tydlig och skilj på ändamålen.
Ja, men tänk på innehållet. Skicka helst via systemets säkra utskick eller håll mejl/SMS fria från känsliga detaljer.
Använd systemets export/raderingsfunktioner och svara skyndsamt. Dokumentera processen.
9. Gör det lätt att vara professionell
Du måste inte ha journalsystem som hudterapeut – men du kommer sannolikt aldrig att ångra att du skaffar ett. Du får tydligare resultat, gladare kunder och mindre administration. Framför allt gör du det lätt att vara professionell, varje dag.
Nyfiken på hur det kan se ut i praktiken? MERIDIQ är ett svenskt journalsystem byggt för estetik och hudvård. Boka en kostnadsfri genomgång – så visar vi hur du sätter upp dina mallar på under en timme och får allt att hänga ihop med bokning, utskick och foton.
Läs mer om journalsystem
Öka din produktivitet med ditt journalsystem
5 sätt ett journalsystem kan förenkla klinikens vardag För dig som driver en klinik är tiden en av de mest
Har du ett säkert journalsystem?
Så agerar du vid läckage eller stöld av patientdata Att hantera patientdata innebär ett stort ansvar. Kliniker, mottagningar och enskilda