Det är en vanlig måndag i en mellanstor stad i Sverige. Sommarsolen ligger på och värmer skönt genom det stora skyltfönstret i receptionen, doftpinnarna ger en behaglig doft och det spelas lugna akustiska covers i väntrummet. Vi har under året haft mycket kontakt med våra kunder online, men just idag har vi äran att göra ett besök på en av de svenska klinikerna som dagligen använder Meridiq. Vi vill gärna se och förstå hur vårt digitala journalsystem utnyttjas i praktiken.
“Välkomna in! Är ni redo, så kan jag visa er runt!”, ler Amanda mot oss och vinkar in oss förbi receptionen och in i själva kliniken. Hon visar några av de mysigt inredda rummen och leder oss in i personalrummet där vi blir serverade kaffe och chokladbakelse samt en pratstund om hur hennes vardag ser ut. Amanda är sedan många år auktoriserad hudterapeut och är personalchef på en skönhetsklinik där hon och hennes kollegor tar hand om kunder – hon har under senaste åren drivit klinikarbetet och sköter administration, personalfrågor och utför hudterapeutiska behandlingar.
Hur länge har du jobbat med Meridiq och varför valde ni att byta från tidigare system?
”Vi har jobbat med Meridiq i ungefär ett år. Innan dess hade vi ett ganska rörigt system där hudterapeuter och injektionsbehandlare hos oss inte hade tillgång till varandras journaler, det saknades funktioner som vi ville ha och vi var helt enkelt redo att göra ett förbättringsarbete” säger Amanda. Hon tillägger också att journalerna är ett viktigt arbetsverktyg hos behandlarna, eftersom de är flera som delar på kunderna.
Vad var det ni saknade tidigare som Meridiq tillförde?
”Utan tvekan är det smidigheten med att ha en journal där information om datum, pris, utförd behandling, medgivanden med signatur och även behandlingsbilder finns säkert förvarat på ett och samma ställe! För oss var det också viktigt att journalföringen skulle funka på olika enheter – inte bara en surfplatta eller enbart på PC som vissa andra journalsystem erbjuder.”
Hur var det att byta från ett journalsystem till ett annat?
”Det gick förvånansvärt smidigt!”, säger Amanda lite förvånat. ”Vi bestämde bara en dag att alla behandlare skulle låta sina kunder, oavsett om de var nya kunder eller stamkunder, fylla i alla hälso- och intresseformulär och nu har vi hundratals kunder inmatade. Vi skapade en rutin helt enkelt – och nu är det en självklar del i vår vardag.”
På vilket sätt skulle du säga att Meridiq underlättat mest för dig och dina kollegor?
”Oj, det är på flera sätt, men mest kännbart är att alla konsultationer går mycket smidigare och är mycket mer omfattande. Kunderna märker hur förberedda vi är och vi förkortar tiden från att ställa generella frågor till att faktiskt komma till kärnan av varför de söker och vill ha hjälp med. Innan vi ens tar in kunden i behandling så har vi fått svar på många frågor som kanske missas under en vanlig konsultation. Vardagen har blivit smidigare och mötena med våra kunder känns mer betydelsefull.”
Hur har ni lyckats med det?
”Det är tack vare registreringsportalen i Meridiq, säger Amanda. På hennes klinik får alla kunder en länk som är bifogat i bokningsbekräftelsen, att fylla i innan de kommer för behandling eller konsultation. Där kan kunden fylla i alla uppgifter om sin hälsa, sina önskemål och personliga motivation till varför de ens vill ha en behandling. ”Kunderna känner sig lyssnade till och det är en otroligt skön känsla av att känna sig professionell och omhändertagande samt att ha så mycket bakgrundsinformation innan man utför en behandling.”
Vad har ni mött för svårigheter med MERIDIQ?
”De svårigheterna som varit är relaterade till de tillfällen då vårt nätverk strular” menar Amanda och rycker på axlarna. ”Men det gäller ju för allt jobb med datorer! Och så får man också tänka på att man inte kan vara inloggad på flera enheter samtidigt med sin unika användare, men det var bara lite ovant i början”. Amanda berättar också hon använder sig av en surfplatta för sitt Meridiq-konto medan andra använder sina stationära datorer för sitt dagliga journalföringsarbete. Kunder som inte hunnit registrera sig hemma får en surfplatta för att fylla i alla formulär och fylla i medgivanden.
Skulle du rekommendera MERIDIQ till andra kliniker?
”Ja, absolut, utan tvekan”, utbrister Amanda. ”För oss har det varit ett sådant lyft! Både för kunderna och för samarbetet mellan oss som kollegor – vi har full överblick i alla kundens behandlingar och känner oss mer samsynkade i personalen. Vi jämförde flera olika alternativ innan vi bytte förra året och om jag ska vara ärlig föll det på att det var anpassat för estetiska verksamheter och priset! Amanda pausar och tillägger: ”Driver man en mindre klinik som vi gör, så måste man vara kostnadseffektiv och vi ville inte investera i ett digitalt journalsystem med onödiga funktioner eller dolda avgifter heller.”
Kaffet hann svalna innan vi hann dricka upp ur våra koppar och Amanda sneglar försiktigt på sin klocka. Det är dags att runda av. Medan vi hjälper till att duka av våra kaffekoppar och de tomma kakfaten så plingar dörrklockan till – hennes första kund för dagen är på plats och det är dags för oss att bege oss av efter ett inspirerande möte.
Under året som gått har vi, både via mejl och telefonsamtal, fått feedback på hur Meridiq underlättat patient- och kundarbetet för många kliniker, och besöket på Amandas klinik befäste mycket av det vi fått höra. De viktigaste intrycket vi fick med oss var dock något som var oväntat. Graden av hur mycket ett genomtänkt arbetsverktyg såsom en digitalt journalsystem kan bidra till en positiv vi-känsla, arbetsglädje och höja professionalismen i personalgruppen.
Om du har frågor kring Meridiq är du välkommen att kontakta oss för en personlig support.
Vill du prova MERIDIQ?