Sommarchecklista för kliniken – 10 saker att ordna före hösten

Sommaren innebär ofta förändrade öppettider, semestrar och ett annat tempo på kliniken. Det gör perioden idealisk för att se över sådant som annars skjuts upp: bokningsflöden, journalmallar, behörigheter, rutiner och planeringen inför hösten.

Med några fokuserade insatser kan ni gå in i nästa intensiva period med bättre kontroll, färre manuella moment och en smidigare upplevelse för både patienter, kunder och personal. Checklistan passar särskilt bra för estetiska kliniker och andra behandlande verksamheter. MERIDIQ:s kliniksystem samlar journal, bokning, betalning och kvalitetsarbete i en sammanhängande lösning.

1. Lägg höstens schema innan patienterna börjar boka

Börja med att lägga in höstens öppettider, behandlarnas arbetstider och planerad frånvaro. Kontrollera även att rätt behandlingar kan bokas hos rätt person, i rätt rum och med tillräcklig tid för förberedelser, behandling och återställning.

Det är lätt att fokusera på den enskilda kalendern och missa helheten. Testa därför hur schemat ser ut ur patientens perspektiv. Finns de tider ni vill sälja? Är populära behandlingar bokningsbara tillräckligt långt fram? Har nya medarbetare och lokaler lagts in korrekt?

Med ett bokningssystem för kliniker kan öppettider, behandlare, onlinebokning och påminnelser samlas på ett ställe. När bokningen dessutom är kopplad till journal och kassa minskar behovet av dubbelregistrering.

2. Testa hela patientresan från bokning till kvitto

Gör minst en provbokning som om ni vore en ny patient och en som om ni vore en återkommande patient. Följ varje steg från första besöket på bokningssidan till bekräftelse, formulär, konsultation, journalföring, betalning och kvitto.

Kontrollera särskilt:

• att behandlingarnas namn, längd, pris och beskrivning stämmer
• att bekräftelser och påminnelser innehåller rätt tid, adress och kontaktuppgifter
• att länkar till formulär, villkor och patientinformation fungerar
• att avbokningsregler och eventuell förskottsbetalning är tydliga
• att rätt journalmall eller arbetsflöde används efter genomförd bokning
• att betalningen kopplas till rätt besök och att kvittot innehåller korrekt information

Ett komplett test avslöjar ofta små fel som var för sig verkar obetydliga men tillsammans skapar extra frågor, manuell administration och osäkerhet för patienten.

3. Uppdatera behandlingar, priser och betalningsflöden

Gå igenom klinikens behandlingsmeny och produktregister. Ta bort sådant som inte längre erbjuds, uppdatera tider och priser och kontrollera att momshantering, betalningsmetoder, presentkort och eventuella paket är korrekt konfigurerade.

Se även över rutinerna i receptionen. Ska betalning tas i behandlingsrummet, i receptionen eller online? Hur hanteras delbetalningar, återbetalningar och presentkort? Tydliga rutiner minskar risken för att olika medarbetare arbetar på olika sätt.

Läs mer om MERIDIQ:s kassasystem för kliniker, där försäljning, digitala kvitton, produkter, presentkort och rapportering kan kopplas till bokningen och kundprofilen.

Extern vägledning: Skatteverkets information om kassaregister beskriver bland annat vilka kassaregisterkrav som kan gälla för verksamheten.

4. Se över journalmallar, samtycken och patientinformation

Journalmallar och digitala formulär byggs ofta på över tid. Resultatet kan bli dubbla frågor, gamla produktnamn eller mallar som inte längre följer klinikens arbetssätt. Använd sommaren till att städa och standardisera.

Gå igenom följande:

• journalmallar för varje behandling och behandlingsområde
• hälsodeklarationer och medicinska frågor
• samtycken, informationsdokument och signeringsflöden
• instruktioner före och efter behandling
• rutiner för bilduppladdning och före- och efterdokumentation
• namngivning av mallar, filer och dokument så att personalen hittar rätt

För verksamheter som omfattas av journalplikt behöver dokumentationen vara strukturerad, tillgänglig och säker. Även för verksamheter som hanterar kundanteckningar snarare än patientjournaler är tydliga mallar ett bra stöd för en jämn och professionell uppföljning.

MERIDIQ:s journalsystem samlar journalanteckningar, hälsodeklarationer, samtycken, behandlingshistorik och bilder. För kliniker som arbetar visuellt finns även stöd för före- och efterbilder kopplade till patientens dokumentation.

5. Anpassa patientinformationen till sommaren

Under sommaren påverkas många patienters vardag av sol, resor, bad, träning och förändrade rutiner. Det gör det extra viktigt att behandlingsspecifik information före och efter besöket är aktuell, tydlig och anpassad till den behandling som faktiskt ska utföras.

Strålsäkerhetsmyndigheten anger att de flesta behöver skydda sig när UV-index är 3 eller högre. I Sverige är UV-index normalt som högst under sommaren, särskilt mitt på dagen. Läs Strålsäkerhetsmyndighetens råd om sol och UV-index.

Kliniken bör samtidigt undvika generella påståenden om att en viss behandling alltid är lämplig eller olämplig under sommaren. Låt medicinskt ansvarig eller ansvarig behandlare granska informationen utifrån behandling, patientens förutsättningar och klinikens rutiner.

6. Kontrollera användare, behörigheter och åtkomst

Semesterperioder innebär ofta vikarier, tillfälliga arbetstider och förändrade ansvarsområden. Det är därför ett bra tillfälle att granska vilka som har tillgång till klinikens system och vilken behörighet varje person behöver.

Kontrollera att:

• tidigare medarbetare och konsulter inte längre har åtkomst
• vikarier endast får den behörighet som krävs för deras arbetsuppgifter
• administrativa och kliniska roller är korrekt separerade
• delade konton inte används
• rutiner finns för att lägga till, ändra och avsluta behörigheter
• loggar och åtkomstkontroller kan följas upp enligt verksamhetens rutiner

Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, betonar att vårdgivare ska begränsa åtkomsten till patientuppgifter efter arbetsuppgift och genomföra systematiska och återkommande kontroller av åtkomsten. Läs mer om tilldelning av behörighet och kontroll av åtkomst till patientuppgifter.

7. Gör en halvårskontroll av klinikens ledningssystem

Ett ledningssystem ska inte vara en mapp som uppdateras först när någon efterfrågar den. Det ska spegla hur verksamheten faktiskt arbetar och hjälpa kliniken att planera, följa upp och förbättra kvaliteten.

Socialstyrelsen beskriver att ledningssystemet ska användas för att säkra kvalitet och för att planera, leda och förbättra verksamheten. För vårdgivare omfattar det bland annat processer, rutiner, riskanalyser, egenkontroll och hantering av avvikelser. Läs Socialstyrelsens vägledning om ledningssystem.

En praktisk halvårskontroll kan omfatta:

• ansvarsfördelning vid semester och frånvaro
• hygien- och städrutiner
• läkemedel, förvaring och kontroll där det är relevant
• riskanalyser och genomförda egenkontroller
• avvikelser, klagomål och beslutade förbättringsåtgärder
• informationssäkerhet och hantering av patientuppgifter
• kompetens, introduktion och dokumenterad utbildning
• rutiner för utrustning, service och medicintekniska produkter

Med MERIDIQ Ledningssystem kan kliniken samla mallar, styrdokument, rapportering och dokumenthantering tillsammans med övriga delar av klinikens administration.

8. Säkerställ att semesterbemanningen är trygg

När ordinarie personal är ledig behöver det vara tydligt vem som fattar beslut, vem som kan svara på patientfrågor och hur akuta situationer, avvikelser och klagomål ska hanteras. En enkel kontakt- och ansvarskedja kan göra stor skillnad.

Dokumentera bland annat:

• vem som är verksamhetsansvarig under varje semesterperiod
• vem som kan ge medicinsk bedömning eller följa upp en patient
• hur journalinformation och tidigare behandlingar nås på ett säkert sätt
• hur personalen rapporterar en avvikelse eller incident
• vilka externa kontakter och leverantörer som kan behöva nås
• hur kliniken hanterar sjukfrånvaro, inställda behandlingar och ombokningar

Verksamheter som utför estetisk kirurgi eller estetiska injektionsbehandlingar har enligt IVO ett ansvar som i stora delar motsvarar vårdgivarens ansvar i hälso- och sjukvården. Kraven omfattar bland annat patientsäkerhet och rätt kompetens. Läs IVO:s information om estetiska behandlingar.

Observera att regelverket varierar beroende på vilken typ av behandling och verksamhet kliniken bedriver. Artikeln ersätter inte juridisk eller medicinsk rådgivning.

9. Uppdatera incident- och kontinuitetsplanen

Kliniken behöver kunna fortsätta arbeta säkert även om något oväntat inträffar. Det kan vara sjukfrånvaro, internetavbrott, en förlorad telefon, fel på utrustning, ett avbrott hos en leverantör eller misstanke om obehörig åtkomst.

Diskutera minst följande scenarier:

• Hur arbetar vi om internet eller ett centralt system tillfälligt inte kan användas?
• Hur kontaktar vi dagens patienter vid ett plötsligt avbrott?
• Vad gör vi om en dator eller mobil med arbetsrelaterad åtkomst försvinner?
• Vem ansvarar för att dokumentera och bedöma en misstänkt personuppgiftsincident?
• Hur återgår vi till normal drift och säkerställer att dokumentationen blir komplett?

IMY rekommenderar att verksamheter har rutiner och en handlingsplan för personuppgiftsincidenter. Vid en incident behöver verksamheten bedöma riskerna och avgöra om den ska anmälas. Läs IMY:s vägledning om personuppgiftsincidenter.

För ett bredare perspektiv på kontinuitet kan ni även använda Myndigheten för civilt försvars metodstöd för kontinuitetshantering som inspiration, anpassat till klinikens storlek och riskbild.

10. Analysera första halvåret och planera höstens kommunikation

Avsluta sommararbetet med att titta på första halvåret. Målet är inte att skapa en avancerad rapport, utan att hitta några tydliga beslut som kan förbättra höstens beläggning, patientupplevelse och lönsamhet.

Följ exempelvis upp:

• antal bokningar per månad och behandling
• avbokningar och uteblivna besök
• mest och minst efterfrågade tider
• intäkt per behandling, behandlare eller behandlingsområde
• återbokningar och planerade uppföljningar
• försäljning av produkter, paket och presentkort
• vanliga frågor till receptionen eller supporten

Använd insikterna för att planera höstens utskick, innehåll och bokningskampanjer. Ni kan till exempel öppna tider för prioriterade behandlingar, kontakta patienter som behöver planerad uppföljning eller publicera tydligare guider till de behandlingar som genererar många frågor.

Kom ihåg att patient- och kundkommunikation måste följa tillämpliga regler och respektera invändningar mot direktmarknadsföring. IMY beskriver att direktmarknadsföring kan bygga på intresseavvägning, men att marknadsföringen ska upphöra om personen invänder.

En lugnare sommar kan ge en starkare höst

Rätt information, gemensamma rutiner och sammanhängande arbetsflöden gör stor skillnad i klinikvardagen. Genom att använda sommaren till att städa, testa och planera kan ni minska manuellt arbete och gå in i hösten med bättre kontroll över bokning, dokumentation och betalning.