Journalsystem vad är det? - MERIDIQ förklarar fördelar och funktioner

Ett journalsystem är ett administrativt verktyg där patienters personliga uppgifter och hälsoinformation lagras. Med hjälp av ett journalsystem håller du enkelt ordning på all information kring dina patienter, samlat på ett och samma ställe. I journalsystemet samlas information kring patienter från första besöket och kan på så sätt följa utvecklingen och få en bra översikt inför nästa besök.

Varför behövs ett journalsystem?

På grund av lagkrav för vissa behandlingar, samt att kunna arbeta med en effektiv administration behöver man ett säkert journalsystem. Information så som tidigare behandlingar och syftet med dessa, fotografier, allergier, personuppgifter, historik och preferenser samlas i systemet och du kan på så sätt lätt uppdatera dig och få en bra översikt över dina patienter. Detta är en trygghet både för dig och dina kunder.

Vilka användningsområden finns för ett journalsystem?

Förutom att lagar och förordningar kräver ett system för journalföring, finns det fler administrativa områden man använder systemet till:

Samla all information på ett ställe
Insamling av personuppgifter
Dokumentera syfte/bakgrund till behandling
Ge målbild av behandling
Spara patientens medicinska historia
Utveckling av behandling i form av anteckningar/bilder
Dokumentera Allergier/preferenser
Beskriva behandlingsalternativ samt de val/beslut som tagits
Versionshistorik – vem som sparat vad och när
Signaturer

Vilka fördelar finns med ett journalsystem?

Ett journalsystem ger dig och dina kunder en trygghet i att samla all information på en säker plats. Detta gör att du alltid har kontroll över var informationen finns.
Ett system för det smidigt för dig och din kund att hämta ut all personligt insamlad information, vilket är i enlighet med patientdatalagen.
Data sparas digitalt, online, vilket skapar ytterligare ett lager av säkerhet vid till exempel brand eller stöld.
Med ett system kan rätt person får access till rätt journal. Dvs man kan begränsa anställdas tillgång till alla journaler vilket värnar om patienternas integritet.

Finns det olika typer av journalsystem?

Det finns journalsystem som passar för olika typer av företag, beroende på till exempel storlek och specifika marknadsbehov. Mindre kliniker behöver inte kunna lägga till lika många patienter och lägger kanske större vikt vid det personliga bemötandet och servicen.

Är ett journalprogram samma sak som ett system?

Ja, ett journalprogram är bara ett äldre uttryck av ett system. Uttrycket journalprogram kommer ursprungligen ifrån att man krävde installation på en dator, dock är det idag förlegat där de flesta system kan användas från en webbläsare.

Vilka funktioner bör ett journalsystem innehålla?

Enkelt gränssnitt för att skapa och dokumentera behandlingar
Bra översikt som skapar trygghet för både kund och utförare
Möjlighet till att se historik och tidigare behandlingar
Formulär och medgivande

Utöver dessa funktioner finns det två aspekter som man också bör ta hänsyn till vilket är:

Stark säkerhet med åtkomst endast för behöriga
Digital och krypterad datalagring

Vad skall en journal innehålla enligt lag?

Från den 1a juli 2021 faller även injektionsbehandling och skönhetsingrepp in under patientlagen. Detta betyder att man även behöver följa patientdatalagen och enligt lag krävs då ett journalsystem. Här kommer ett utdrag:

6 § En patientjournal ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten.

Om uppgifterna finns tillgängliga, ska en patientjournal alltid innehålla:

Uppgift om patientens identitet
Väsentliga uppgifter om bakgrunden till vården
Uppgift om ställd diagnos och anledning till mera betydande åtgärder
Väsentliga uppgifter om vidtagna och planerade åtgärder
Uppgift om den information som lämnats till patienten, dennes vårdnadshavare och övriga närstående och om de ställningstaganden som gjorts i fråga om val av behandlingsalternativ och om möjligheten till en ny medicinsk bedömning
Uppgift om att en patient har beslutat att avstå från viss vård eller behandling.
Patientjournalen ska vidare innehålla uppgift om vem som har gjort en viss anteckning i journalen och när anteckningen gjordes.

Hur kommer jag igång med journalsystemet?

Är du fortfarande osäker på vad man behöver dokumentera i journalsystemet har vi sammanfattat de 10 viktigaste delarna i en artikel här.

Vi på MERIDIQ är ödmjuka för att det är mycket att hålla koll på som behandlare när det kommer till administration och patientjournaler. Vi vill att alla skall ha möjlighet att jobba med säkra patientjournaler. Därför har vi utvecklat vårat journalsystem så det skall vara så enkelt och intuitivt som möjligt att föra journaler.

Kom igång med MERIDIQ helt gratis idag, utan startkostnad och få hjälp hela vägen!

Börja här!

Hur väljer man journalsystem?

Beroende på hur stor er verksamhet är och vilka behov ni har idag samt kommer att ha framöver, finns det flera aspekter att ta hänsyn till vid val av journalsystem. Nedan följer några överväganden:

Analysera dina behov: Utvärdera klinikens specifika behov. Vilken typ av information behöver du hantera? Vilka funktioner är viktigast för din verksamhet? Till exempel kan du behöva hantera patientjournaler, schemaläggning, fakturering och rapportering.
Säkerhet och dataskydd: En väldigt viktig aspekt inom hälso- och sjukvårdsområdet. Se till att det valda journalsystemet följer gällande lagar och regler, som GDPR (General Data Protection Regulation). Patientinformation måste enligt lag hanteras på ett säkert sätt för att skydda patientens integritet.
Användarvänlighet: Ett journalsystem bör vara intuitivt och enkelt att använda för att minska risken för fel och för att spara tid. Ju lättare systemet är att använda, desto snabbare kan personalen lära sig och anpassa sig till det.
Integration med andra system: Överväg vilka andra system din klinik redan använder, som bokningssystem, fakturering eller laboratoriehantering. Ett journalsystem som kan integreras smidigt med befintliga system kan effektivisera arbetsflödet och undvika dubbelarbete.
Mobil tillgänglighet: Ett bra journalsystem bör vara tillgängligt på olika enheter, inklusive smartphones och surfplattor, vilket gör det möjligt för personalen att få tillgång till information även när de är utanför kliniken.
Support och utbildning: Överväg vilken typ av support och utbildning som erbjuds av leverantören. Det är viktigt att personalen får tillräcklig utbildning för att använda systemet effektivt.
Kostnader: Journalsystem kommer med olika prissättningar. Utvärdera kostnaderna och se till att det passar din budget. Var medveten om eventuella dolda kostnader, som uppdateringar eller tilläggstjänster.
Referenser och recensioner: Ta reda på om leverantören har referenser från andra kliniker eller organisationer inom din bransch. Läs också recensioner och bedömningar från andra användare för att få en insikt i deras erfarenheter.
Uppdateringar och framtida utveckling: Journalsystem bör regelbundet uppdateras för att möta de senaste kraven och standarder inom hälso- och sjukvårdsområdet. Kontrollera leverantörens historik när det gäller systemuppdateringar och deras planer för framtida utveckling.
Flexibilitet: Välj ett system som är flexibelt och kan anpassas efter din kliniks specifika behov. Det är bra om systemet kan växa och skalas i takt med att din verksamhet expanderar.

Genom att noggrant överväga dessa aspekter och möjligen genomföra demonstrationer eller testperioder med olika system, kan du fatta ett välgrundat beslut om vilket journalsystem som passar bäst för din klinik.

Fortsätt läs mer om journalsystem