Allt du vill veta om kassasystem för kliniker

Så här hittar du klinikens ultimata kassasystem

Ett kassasystem är ett system som registrerar din kliniks kassatransaktioner och hjälper dig att förbättra och effektivisera din verksamhet. Det finns många fördelar med att investera i ett kassasystem för din klinik: automatisering ger ökad effektivitet i verksamheten, du får en större kontroll över ekonomi och lager, en förbättrad kundservice samt ökad lönsamhet genom kassasystemets analysverktyg.

Vilka kassasystem för kliniken som marknaden erbjuder

Idag finns det många olika alternativ av kassasystem på marknaden. Beslutet kring vilket kassasystem du ska välja till din klinik är en kritisk beslutspunkt som kommer att påverka hela din verksamhet. Samtidigt är informationen kring funktionalitet, bindningstider och integrationer i kassasystem en överväldigande djungel. Vi vet att det kan vara både svårt och tidskrävande att utvärdera marknadens olika kassasystem när du ska välja vilket kassasystem du ska ha till din klinik. Samtidigt som du vill spara din egen tid för att kunna ge bättre kundvård, vill du garantera en optimal köpupplevelse för dina kunder. Därför bör du ställa krav på kassasystemets tillverkare – det kassasystem som du väljer ska vara väl anpassat för din kliniks behov och utmaningar.

En väsentlig frågeställning som du kan börja med är att fråga vad det nya kassasystemet kan underlätta för din klinik. Vi vill hjälpa dig att undvika de vanliga fallgroparna, och att bli förvirrad och helt enkelt tappa fokus på grund av tekniska specifikation är just en sådan fallgrop. Därför är det viktigt att backa tillbaka några steg och börja med syftet: Varför väljer jag det här kassasystemet och hur underlättar kassasystemet min vardag? Om du utgår ifrån ditt och din kliniks behov är du på rätt väg.

Vanliga frågor vid val av kassasystem för klinik

Vi vill erbjuda dig en enkel och hjälpsam genomgång av olika aspekter av kassasystem. Nedan listar vi de vanligaste frågorna som du bör ställa till tillverkarna under beslutsprocessen när du utvärderar olika kassasystem.

1. Hur går installationen av kassasystemet till?

Hur snabbt kan du komma i gång med ditt nya kassasystem? Vi värdesätter en enkel implementationsprocess där du som driver kliniken lägger minimalt med tid på krångel av kassasystemet. Vi rekommenderar att en installation av ett kassasystem inte ska ta mer än 30 minuter.

2. Är kassasystemet godkänt av Skatteverket?

Alla företag måste ha ett certifierat kassaregister som registrerar all försäljning via kontotkort, kontant eller Swish för att uppfylla Skatteverkets krav. Undantaget är företag som har en årlig omsättning på mindre än 229 200 kr. För att bli certifierad av Skatteverket, ska tillverkare och leverantören av kassaregister lämnas in en ”tillverkardeklaration” till Skatteverket. I ”tillverkardeklarationen” anger leverantören att kassasystemet uppfyller samtliga tekniska krav. Det kassasystemet som du väljer ska vara certifierat av Skatteverket. Det finns kassaystem på marknaden som inte är certifierade av Skatteverket, därför är det viktigt att du kontrollerar att kassasystemet som du väljer är certifierat. Ett certifierat kassasystem innehåller ett tillverkardeklarerat kassaregister som består utav två delar:

• • En tillverkardeklarerad kassaapparat, exempelvis en dator eller mobiltelefon.
  • En certifierad kontrollenhet eller en kontrollserver

Datan i kassatransaktionerna krypteras i kontrollenhetens lagring vilket medför en större säkerhet. Vidare produceras en kontrollkod som kommer att finnas på kontrollenheten och på kvittot.

3. Vilka funktioner behöver jag i mitt kassasystem?

Det finns en uppsjö av funktioner i kassasystem vars syfte är att spara din tid och öka din produktivitet. För enkelhetens skull, väljer vi att grupper in funktionerna i grundläggande funktionalitet och avancerad funktionalitet.

Grundläggande funktionalitet i ett kassasystem för klinik innefattar följande:

• • Är certifierat enligt Skatteverket
  • Personalliggare
  • Kundregister
  • Erbjuder Swish kvitto enligt Skatteverket
  • Stöd för presentkort

Avancerad funktionalitet i ett kassasystem för klinik innefattar följande:

• • Personalsystem
  • Digital bokföring
  • Lager & inventering

4.Vilka betalsätt stödjer kassasystemet?

För att leverera en optimal köpupplevelse för dina kunder, rekommenderar vi dig att välja ett kassasystem som stödjer majoriteten av de vanligaste betalsätten, vilka är: kortbetalning, Swish, faktura, Klarna, Google Pay och Apple Pay.

5. Vad kostar ett kassasystem?

Ett vanligt misstag är att välja ett relativt billigt kassasystem med dolda, löpande kostnader. Det som vid första anblick kan vara en prisvärd investering kan resultera i en långsiktig finansiell belastning. Därför är det viktigt att du ser över både fasta och löpande kostnader. Syftet är att uppnå maximal kostnadseffektivitet, genom att utvärdera startkostnaden, löpande avgifter, tilläggsavgifter och eventuellt andra avgifter som kan tillkomma. Att leverantören bakom kassasystem är transparent med sin prissättning är en solid indikator som du bör använda som en fingervisare huruvida du kan förutsett och förstå alla kostnader förknippade med kassasystemet över tid. Vi tycker att det är viktigt för dig och din klinik att kunna budgetera för att minimera antalet överraskande kostnader.

6. Hur flexibelt är kassasystemet?

Se över kassasystemets förmåga att långsiktigt växa med klinikens tillväxt och föränderliga behov. Du kanske planerar att lansera nya produkter eller öppna fler kliniker, då är det viktigt att det finns en viss nivå av anpassning och skalbarhet. Det kan också vara bra att det finns en möjlighet att lägga till ett specifikt fält för data som du önskar rapportera.

7. Hur är kassasystemets användarhet och prestanda?

Håll dig till kassasystem som har ett intuitivt gränssnitt och är enkelt att lära sig! Det kommer att gynna dig och din klinik i längden. Spendera lite tid på att läsa användarrecensioner för att få en djupare förståelse i hur andra använder kassasystem som du tittar på. Du kan även begära en live demo av kassasystemet innan du beslutar dig. Vad gäller driftsäkerhet bör du fråga vad leverantören garanterar och vad händer om leverantören ej uppfyller garantierna? Hur ser backupen ut?

8. Hur får jag tillgång till försäljningsdata?

Vi vet att det kan vara utmanade att samla och överblicka data på ett enkelt och smidigt sätt. När det gäller kassasystemets rapporteringsverktyg rekommenderar vi dig att gå efter tre ledord: enkelhet, smidighet och tydlighet. Hur ser rapporterna ut? Är rapporterna molnbaserade? Erbjuder kassasystemet grafisk rapportering av försäljningen? Hur ser möjligheterna ut för att göra dagsavslut? Enligt Kassalagen behöver du göra dagsavslut varje dag som det har förekommit försäljning. Ett tips är att välja ett kassasystem som erbjuder automatiska dagsavslut för att undvika eventuella dröjsmål som påverkar bokföringen. Rapporterna ska även gå att exportera till XML-filer.

9. Behöver jag support till mitt kassasystem?

Ja, du behöver sannolikt support – en pålitlig och kunnig sådan. Vi rekommendera dig att välja ett kassasystem som erbjuder en solid kundsupport som kan hjälpa dig med tekniska frågor på löpande basis. Tillgänglighet och svarstider är viktigt när du väljer kassasystem. Granska supportavtalet noggrant för att se vad som ingår. Hur bra är den tekniska supporten? Vilka tider har telefonsupporten öppet, kan supporten motsvara din kliniks öppettider oavsett tid på dygnet? Vilka garantier lämnar leverantören och lämnas dessa garantier skriftligt? Vad händer om leverantören ej uppfyller avtalet? Vilken grundutbildning kan leverantören erbjuda? När någonting krånglar med kassasystemet är tiden en viktig faktor – du behöver få hjälp snabb för att inte förlora tid på att lösa tekniska problem.

10. Hur bokförs mitt kassasystem?

Ett kassasystem ska värderas enligt anskaffningsvärdet. Ett köpt kassasystem ska bokföras i kontogrupp 12 då det klassificeras som materiell anläggningstillgång. Om kassasystemet hyrs med en förväntad livslängd på mindre än tre år, klassificeras kassasystemet som förbrukningsinventarie och bokförs således i kontogrupp 54

11. Hur lång bindningstid är det på kassasystemet?

Normalt sett har kassasystem 12 eller 24 månaders bindningstid. Längre avtal än så bör undvikas för att kunna vara flexibel.

12. Integration till andra mjukvaror

Hur ser kassasystemets integrationsförmåga ut, det vill säga hur väl kan kassasystemet integreras med andra affärssystem, CRM-system eller lagerhanteringssystem? Exempel på vanliga affärssystem som det bör finnas integrationer mot är Visma och Fortknox, men det viktiga är att kassasystemet stödjer integration mot just dina övriga system. Integrationsförmågan kommer sannolikt underlätta för sömlösheten i din verksamhet, eftersom integrationsförmågan minimerar framtida kompabilitetsproblem. Att två system inte är kompatibla med varandra skulle i värsta fall kunna leda till ett byte av system vilket kan bli en dyr historia.

13. På vilket sätt är kassasystemet framtidssäkrat?

Kunderna behov och beteende förändras kontinuerligt, likväl som tekniken. Det är av yttersta vikt att du undersöker till vilken grad kassasystemet är framtidssäkrat. Med framtidssäkrat menar vi huruvida kassasystemets förmåga att medfölja kundernas behov och den tekniska utvecklingen. Här har du en möjlighet att välja en leverantör som faktiskt hjälper dig att driva tillväxt genom att ligga steget före dina konkurrenter. Leverantören bör visa ett engagemang i teknisk innovation och ständig förbättring. Rent konkret skulle det kunna innebära hur många nya och relevanta funktioner som släpps och antal uppdateringar per månad, kvartal och år. Vidare bör du säkerställa att dessa uppdateringar ingår i prisbilden som du initialt avtalar med leverantören. Läs noggrant igenom uppdaterings och underhållspolicyn!

Vi hoppas att ovan frågor kan hjälpa dig i djungeln av kassasystem för kliniker. Är du på jakt efter ett nytt enkelt kassasystem för din klinik som är integrerat med journalerna och bokningen, testa MERIDIQ idag!