Kostnadseffektiv administration av journaler
Är det inte dags att se över en bättre lösning för ditt journalsystem att mer effektivt hantera register över dina kunder?
Det är ingen hemlighet, att när din skönhetssalong och klinikverksamhet växer, kommer också kravet på administration av dokument växa. Patientsäkerhet och GDPR är bidragande faktorer som gör att man behöver ha ännu bättre kontroll på sitt journalsystem.
Låt oss ta en titt på hur många klinker och behandlare hanterar journaler idag:
- Traditionell hantering med fysiska dokument och Excelark på en gemensam dator
- Detta är en väldigt vanlig lösning idag för små verksamheter som inte har råd med ett journalsystem.
- Självklart är det ett billigt journalsystem men verksamheten och patienterna kan bli lidande. Behandlare får tillgång till alla journaler, bilder lagras på ett öppet system och fysiska dokument cirkulerar i kliniken. Det blir därför långt ifrån säkert och kostnadseffektivt.
- Allt i ett lösning där journalsystem är integrerat med bokning- och kassasystem
- För de större klinikerna har en del valt att försöka samla allt i en lösning, i hopp om att administrationen blir enkel.
- Detta är ofta kostsamt, samt kräver väldigt mycket IT kunskap för att få allt att fungera. Bestämmer sig kliniken för att börja med en ny bokningstjänst online, behöver systemet återigen anpassas.
Då många mindre behandlare och kliniker idag använder andra plattformar för bokningar och redan en kassalösning, så är behovet av ett totalsystem väldigt litet. Innan vi går vidare, läs på om vad ett journalsystem är.
Vad är kraven på ett billigt journalsystem för små kliniker?
Enkelheten måste vara i fokus, eftersom 95% av alla klinker och behandlare i Sverige idag är småföretagare. För att ett system skall vara enkelt behöver också funktionerna vara grundläggande och minimala utan krav på extra tillbehör eller stationära datorer.
Ett billigt journalsystem är också ett krav pga. den budget som är kopplat till enskilda firmor och små företag. Det betyder att systemet bör vara skalbart och man endast bör betala för det behovet man har i dagsläget.
För att underlätta administration behöver journalsystemet kunna hantera e-signaturer för medgivanden och digital registrering av patienter. Då kommer fysisk dokumenthanteringen minimeras och samlas på ett ställe. När väl detta är på plats kan tex. en behandlare på en skönhetssalong enkelt hämta data eller göra ändringar i journalerna digitalt, vartsomhelst.
Hur kan en app låta dig hantera din kunder bättre…
En app som journalsystem kan hjälpa dig att hantera din skönhetssalong eller kliniks kunder mycket mer effektivt. Användare är vana med att hantera mobilen, och därför är det mer troligt att man använder journalsystemet.
Låt oss titta på vad detta journalsystem har för grundläggande funktioner:
- Patientdatabas – journalerna är samlade på ett ställe, där du kan nå dessa när du vill, från vilket enhet som helst, vartsomhelst.
- Kunddata – för en skönhetssalong är det viktigt att lagra detaljerad information som födelsedatum, kontaktinformation, historik för besök, hudproblem, hårproblem, allergier, behandlingsinformation och önskemål. Genom ett journalsystem online kan man enkelt samla detta i varje kunds journal.
- Säker datahantering – dina kunder behöver inte längre gå till den behandlaren som vanligtvis tar emot dem och känner till sin historia. Ett journalsystem utrustar alla dina anställda med detaljerad kundprofil, historik och preferenser för att tillhandahålla skräddarsydda tjänster till varje patient. Du som administratör bestämmer vem som har tillgång till vilken patients journal.
- GDPR-godkänd – en app eller ett system för journalföring som följer GDPR ger dina kunder en trygghet att deras data varken kommer att samlas in utan deras godkännande eller kommer missbrukas.
- Digital signatur – gör det enkelt för dina kunder att underteckna godkännande online med sin iPad eller en telefon inför varje behandling.
- Online-registrering – ingen tycker om att vänta eller fylla i formulär vid ankomst till en klinik. Ett enkel journalsystem ger dina kunder möjlighet att fylla i sina uppgifter via registreringsformulär innan de ens besöker din klinik. Det gör hela upplevelsen smidig och professionell.
Andra fördelar med ett billigt journalsystem…
Ett journalsystem kommer inte bara hjälpa dig att hantera kunder på ett effektivare sätt, men har också andra fördelar såsom:
- Enkelhet – Alla idag är mer vana att använda en iPhone eller iPad för snabba uppgifter. Gränssnittet är mycket användarvänligt och gör det möjligt för användare att lagra och hämta data, ta bilder och skriva journaler på telefonen. För de som fortfarande gillar sin dator, behöver man bara logga in på en webbläsare.
- Stöd i alla enheter – Vare sig det är din bärbara dator, din mobiltelefon eller en padda, kan du komma åt journalsystemet med lätthet när du vill.
- Bidrar till en grönare framtid – genom att begränsa användningen av papper kommer skönhetssalonger bidra till en pappersfri, grönare framtid.
- Molnbaserad databas – all din kunddata lagras på AWS krypterade servrar som är molnbaserad med den högsta nivån av säkerhet. Amazon web services servrar är världskända för att ha stor säkerhet och hög hastighet, vilket gör att du inte kommer känna någon skillnad att jobba online eller i appen.
Sammanfattning
Börjar du märka hur du genom ett enkelt journalsystem kan hjälpa dig att öka effektiviteten, kundnöjdheten och behålla kunder längre?
Du har kraften att analysera din klients data mer effektivt än någonsin och tillhandahålla skräddarsydda tjänster och erbjudanden till varje kund. Du kan öka kvaliteten på dina tjänster till dina kunder genom att få praktisk tillgång till deras data och historik. Med ett enkelt journalsystem och app kan du uppnå bättre resultat och öka produktiviteten i din skönhetssalong eller klinik.
I grund och botten kommer ett enkelt journalsystem inte bara som en livsviktig lösning på vissa av din skönhetssalongs administrativa behov, utan hjälper dig också att behålla dina kunder längre och växa ditt företag. Så om du vill öka effektiviteten för din klinik är det dags att kika på ett journalsystem idag.